För att byta ämne litegrann har jag blivit ombedd att ägna några rader åt min egen personliga erfarenhet av hantering av komplicerade dokument.
Att dagligen arbeta för stora medicinska och juridiska företag samt försäkringsbolag innebär en mängd olika utmaningar, allt från ett stort antal ovanliga språkpar som kräver omedelbar översättning till hantering av handskrivna, nästan oläsliga hieroglyfer som många kunder skickar över till oss för översättning med förväntning på hög kvalitet till samma pris. Tro mig, det är förfärligt. Jag har varit med om en hel del.
Först en beskrivning av utmaningarna med översättning av handskrivet innehåll
Du ska veta att olika branscher har olika egenheter när det gäller översättning av innehåll. Läkare till exempel. Det mesta av det nästan otydbara material som jag går på om här ser i bästa fall ut som om det skulle ha skrivits antingen av en berusad eller påverkad läkare eller någon som lider av Parkinsons sjukdom och som skrev ut recepten under ett allvarligt anfall.
Eller så ser dokumenten ut som ett desperat men meningslöst meddelande en främmande utomjordisk livsform klottrat ihop i hopp om att få återse sin hemplanet med hjälp av papper och penna. Och tro mig, även om vi har mycket skickliga lingvister i vårt team har vi inga reptiler från yttre rymden som vi kan tvinga att avkoda ens hälften av det handskrivna skräp som vissa kunder skickar till oss dagligen. Eller har vi det?
Ofta är problemet dålig grammatik (till exempel felanvändning av skiljetecken, felaktig meningsbyggnad, bristande kongruens och felsyftningar med mera).
En annan utmaning när det gäller försäkringsanspråk är de alternativa märkena på de läkemedel som förskrivs. Detta, tillsammans med dålig handstil, gör det svårt för översättare att identifiera rätt läkemedelsmärke. Ibland behöver du mer sammanhang för att förstå vilket läkemedel som skrivits ut. En fullständig dokumentation med utskrivna läkarintyg och den sökandes patientjournal kan onekligen vara till hjälp.
Klottrig och dålig handstil är inte den enda utmaningen. Dokumenten är dessutom vanligtvis skannade med låg upplösning, eller nuförtiden ännu värre – skickade i fotoformat direkt från en smartphone. Dålig upplösning blir då ytterligare en försvårande faktor.
Sedan kan ännu en utmaning tillkomma: tvåspråkigt innehåll! Läkare är också tvåspråkiga och läser ofta vetenskapliga artiklar på svenska, vilket gör att de vänjer sig vid terminologi och akronymer som används på svenska. Formuläret man fyllt i är dock på engelska, vilket får dig att tro att det ifyllda handskrivna innehållet också är på det språket. Man förväntar sig inte att det handskrivna innehållet ska vara ifyllt på svenska eller, ännu värre, att vårdpersonal ibland växlar fram och tillbaka mellan engelska och svenska.
Poängen är att det är både dyrt och tidskrävande att hantera slarvigt handskrivna dokument
Till att börja med är det inte ens text som på något sätt kan omvandlas till redigerbart format digitalt. Och eftersom allt är mycket svårläsligt måste de som jobbar med översättningen fakturera för extra timmar enbart på att försöka tyda texten. Till och med ordräkningen blir till att börja med i viss mån en gissning via tidskrävande beräkningar där man hoppas ha täckt upp för det mesta och fått med alla ord i källmaterialet.
Vad kan du göra för att underlätta processen? Jag antar vi kommer fram till samma slutsats som vanligt här: teknologiska lösningar!
Många länder har lagar som kräver obligatorisk digitalisering av dokument när det gäller alla typer av formell, juridisk, administrativ eller till och med medicinsk dokumentation. Det verkar vara ett rimligt väg framåt.
Elektroniska dokument och digitala register ersätter pappersdokumenten i många sektorer, men juridikbranschen verkar ta lite längre tid på sig för att anpassa sig. Även om säkerhetskopiering av viktig information till elektroniska dokument är en bra trygghet ifall något oväntat skulle hända med de fysiska arkiven, har elektroniska juridiska dokument samma bevisvärde och lagliga tyngd som vanliga papperskopior?
Tidigare var advokater enligt lag nödgade att spara originalutskrifter av handlingar i sju år, vilket förklarar en del av det motstånd som fortfarande finns mot att enbart förlita sig på elektroniska filer. Enligt en nyare lag krävs dock inte längre originaldokument i de flesta fall, vilket gör att kopior av dokument är lika bra och lika godtagbara som originaldokumenten själva i de flesta rättsliga förfaranden.
I teorin är det alltså fullt möjligt för advokatbyråer att också gå över till helt elektronisk dokumentation. Det är också bättre för miljön!
Även om det skulle vara mycket mer praktiskt för dem att göra det finns det vissa faktorer som fortfarande hindrar dem från att fullt ut anamma den digitala dokumentationens tidsålder.
I takt med att den digitala ekonomin fortsätter att ta plats i den juridiska branschen, och lagen ändras i enlighet med detta, är det möjligt för advokatbyråer att öka antalet dokument och filer som de förvarar elektroniskt, vilket minskar lagringskostnaderna och ökar sinnesfriden. Gamla vanor är dock svåra att ta till sig, och även om det bara handlar om några pappersdokument som behöver sparas av juridiska skäl är det troligt att många advokatbyråer kommer att fortsätta att behålla pappersversioner över hela linjen. Fortsättning följer om för- och nackdelar med dokumentdigitalisering och hur de val vi gör idag kan avgöra hur branschen kan förändras imorgon.
