• Hur stort är ert företag? Är ni bara en grupp frilansande översättare i en källarlokal?
• Berätta hur stort företaget är (årsomsättning samt antal heltidsanställda)?
• Har ni erfarenhet av marknadsföringsöversättning?
• Beskriv er erfarenhet gällande elektroniska komponenter och elektroteknik.
• Hur många av de kvalificerade översättarna har lång erfarenhet inom elektroteknik?
• Vilka av kontoren har lingvister på plats och vilka språk behärskar de?
• Hur distribuerar ni arbete till flera lingvister?
• Hur hanterar ni processen i sin helhet, och hur manövrerar ni lingvisterna och arbetsflödet?
Detta är några av de frågor vi har fått av flertalet internationella klienter.
Det visar hur mycket en översättningsbyrås storlek och erfarenhet inom olika områden betyder för klienten. Storleken och erfarenheten har betydelse.
Den här artikeln listar och beskriver fyra huvudaspekter att ta hänsyn till när man undersöker en översättningsbyrås storlek innan du gör ditt val.
1. Företagets storlek spelar roll – åt båda håll
Språkindustrin har vuxit snabbt de senaste 10 åren och fortsätter att växa. Enligt rapporten från Statista, där man visar den globala språkserviceindustrin från 2009 till 2021, hade marknadsstorleken nått 46,9 miljarder amerikanska dollar 2019.
Uppskattningsvis kommer man att uppnå 56,18 miljarder amerikanska dollar 2021. Detta visar hur omfattande branschen är. Och hur många alternativ du har att välja mellan.
När man väljer översättningsbyrå baserat på storlek, är det viktigt att först definiera några aspekter.
Vad är du beredd att betala för översättningen?
Beroende på var ditt företag befinner sig i expansionsfasen kommer du att ha olika behov av översättning, och din budget kommer att variera. Vad som däremot gäller för alla, oavsett bransch är att ingen är villig att spendera för mycket pengar.
Alla tycker om att spara så mycket som möjligt och minska sina kostnader där det är möjligt. Särskilt i den här coronavirusdrabbade ekonomin vi befinner oss i. Det är hårda tider och ingen är intresserad av att betala för lokaliseringskostnader.
Din budget är en viktig beståndsdel när du ska välja en översättningsbyrå baserat på dess storlek. Beslutar du dig för att anlita ett multimiljondollarföretag kan du vara säker på att du inte kommer sänka dina kostnader.
Ju större översättningsbyrå, desto mer kommer de att debitera. Kostnaden det innebär när man har stora arbetsteam kräver alltid högre totalkostnader som behöver täckas genom intäkter. Det betyder att priserna du erbjuds kanske inte stämmer överens med dina förväntningar.
Om du anlitar en mindre byrå kommer deras taxa att vara konkurrenskraftig tack vare lägre totalkostnader och utgifter. Så hur mycket är du villig att betala?
Att ha i åtanke: Företag spenderar i genomsnitt 0,5 % av föregående årsinkomst på översättning och lokaliseringskostnader, om man verkligen vill få avkastning på sin investering (ROI = Return on Investment) och inte bara se det som ett trevligt attribut.
Hur stora volymer behövs översättas och till hur många språk?
Förslag: Översätt så mycket som möjligt inom din budget.
Anta att ni lokaliserar er webbsida till tyska, franska, kinesiska, japanska eller spanska. Räcker er budget till att översätta enbart startsidan och presentationssidan, eller väljer ni även blogginläggen?
Hur mycket är 0,5 % av förra årets avkastning?
Hur tänker du runt produktlansering, gällande användargränssnitt och dokumentation? Är detta inkluderat i den finansiella prognosen som rör budgeten för översättningen? Hur ser det ut gällande marknadsinnehållet och träningsmaterialet? Är även detta inkluderat?
Detta är faktorer som påverkar beslutet om hur många språk du bör börja med. Om planen är att efterhand översätta betydande mängder innehåll, kan det vara klokt att samarbeta med en mindre översättningsbyrå.
Det är en sak att betala ett lägre pris. Det andra man behöver ha i åtanke är följdriktigheten över ditt översatta material. Större leverantörer lägger ofta ut mindre jobb på entreprenad till mindre team och servicebyråer som specialiserar sig på, exempelvis, olika språk.
Om du önskar översätta din hemsida till italienska, portugisiska och koreanska, är det möjligt att det kommer att hanteras av två olika leverantörer: en som specialiserar sig på europeiska språk, och den andra som specialiserar sig på asiatiska språk.
Om du skickar ditt material till ett mindre lokaliseringsbolag kommer de att använda tre separata översättare. Skillnaden stavas projektledning.
Om du anlitar en större byrå, som överlåter ditt material till två mindre byråer, kommer processen att kontrolleras av olika projektledare. Fler medarbetare kommer att arbeta med ditt material och risken för avvikelser ökar.
Varför betala mer än nödvändigt om du planerar att översätta en mindre mängd material till endast ett språk? Och om du planerar att översätta en större mängd material till flera språk, varför riskera stabilitet och dessutom högre kostnader?
En av nyckelfaktorerna som de största aktörerna i språkindustrin fokuserar på är snabbhet.
Snabbhet behöver inte vara synonymt med anonymt och opersonligt samarbete där du är en av tusentals kunder, och där ditt material är en bråkdel av materialet i produktionslinjen. Detta väcker en annan fråga:
Hur mycket uppmärksamhet förväntar du dig från din översättningsbyrå?
När du anförtror ditt material till en översättningsbyrå vill du förmodligen inte ha en opersonlig relation och en oändlig beslutsordning, eller hur?
För att försäkra dig om att ditt material blir perfekt översatt behöver du förvissa dig om att din leverantör verkligen lyssnar på dina behov, och att ni har en smidig, tydlig och öppen kommunikation, även i de tuffare aspekterna av ert samarbete. Kundservice ska inte underskattas.
När du anlitar en mindre aktör får du vanligtvis den uppmärksamheten du förtjänar. Inte bara att man lyssnar på dina förväntningar, utan också att man förstår, eller strävar efter att förstå dina behov.
Det betyder också att man riktar uppmärksamhet på potentiella problem eller tvivelaktigheter där det behövs i översättningsprocessen.
Det man tillhandahåller:
• En engagerad projektledare som inte delegerar arbetsbördan, och som personligen ser till att ditt projekt hanteras och avslutas snabbt;
• Rak och smidig kommunikation, utan fördröjning, tack vare att ditt ärende vidarebefordras från en medarbetare till en annan och så vidare;
• Personlig översättning i kombination med automatisering så att dina filer levereras i tid, utan onödiga manuella steg i processen;
• Ingående vägledning och expertis så att du kan känna dig trygg i att din översättningspartner har kunskapen som krävs (ju mer insyn och förståelse du har, desto tryggare är ditt överlämnade material i händerna på andra).
Anlitar du en större aktör finns risken att de anställda känner sig som en kugge i ett större maskineri, och därför behandlar klienterna likvärdigt, oavsett behov. Du behöver bedöma vilket sätt som passar ditt bolags tillväxt bäst.
Hur mycket kontroll vill du ha över processen?
När du anlitar en professionell översättningsbyrå kan du räkna med snabb kommunikation och skyndsam återkoppling, oavsett byråns storlek. För dig innebär detta större kontroll och färre förseningar gällande leveranstid.
Om ditt enda behov är att anförtro ditt material till en översättningsbyrå utan att behöva oroa dig, se bara till att det är den rätta för just dig, oavsett byråns storlek. Hur mycket av kontrollen är du redo att ge upp, med tanke på företagets bästa?
I vissa fall har företag sina egna resurser eller distributörer som översätter materialet. Det kan tyckas som en enklare lösning och att det innebär mer kontroll över materialet, men man ska inte låta sig luras av detta.
Distributörer som inte är professionella språkvetare kommer inte att fullfölja processer, de har inte verktyg att leverera högkvalitativa översättningar och kommer helt enkelt inte att ha tiden och energin som krävs för att fokusera tillräckligt på arbetet.
För att inte nämna att de antagligen inte ens kommer att komma ihåg att använda ordlistan och stilguiden, om det finns en sådan. Översättningen kommer att hanteras snabbt men slarvigt.
Vore det inte bättre om arbetet hanterades snabbt och noggrant, med all din information inkluderad, och att man förhåller sig till dina normer gällande stil och terminologi? Att du anförtror ditt material till en översättningsbyrå behöver inte betyda att du förlorar kontrollen över innehållet.
Detsamma gäller granskningen av ditt material. Om fel personer genomför granskningen (som ditt marknads- eller säljteam, dina ingenjörer eller tekniska skribenter), kan du hamna i en ändlös process av problemlösning som troligen inte hade existerat om du hade valt att lita på en professionell översättningsbyrå.
Å andra sidan, ha i åtanke att det kan finnas tillfällen när ditt projekt passar perfekt för ett större översättningsföretag. Du behöver säkerställa exakt vad du behöver.
En viktig sak att ha i åtanke är att man kan bli vilseledd att tro att mindre företag alltid är det bästa valet. Du behöver fastställa vad ditt företag behöver, och följa det spåret. Det finns alltid risker med alla former av överdrifter.
De minsta översättningsbyråerna kanske inte har kapaciteten att hantera mängden material du behöver ha översatt inom en viss tid. De kanske inte har resurserna att hantera de språk du har behov av att översätta, eller så behärskar de inte branschen som ditt företag arbetar inom.
De kanske inte heller kan tillhandahålla den tekniska lösningen för att integrera mjukvaran med ditt system, vilket annars kan snabba på processen märkbart.
Oroa dig inte över inledningen på den här artikeln. Professionella översättningsföretag är inte en grupp frilansare instängda i en källarlokal, som sitter och översätter vilket material som helst som de kommer över.
De har internt anställda men kommer även att vara öppna för samarbete med frilansande översättare och andra yrkesmän som de hanterar via samarbete med sina projektledare eller leverantörsansvariga. Det här är bara några få funktioner som ger ökat mervärde i varje fas av leveranskedjan hos en översättningsbyrå.
Dessa lokaliseringsexperter arbetar ofta från ett hemmakontor eller i företagets kontorslokaler, om möjligt, och ses som en del av arbetslaget. Om ett översättningsföretag inte har ett specifikt huvudkontor kan det vara ett problem. Om du inte har något emot att arbeta med översättare som är spridda på flera olika platser, vilket troligen inte är fallet?
Det är viktigt att du undersöker om översättningsbolaget är rätt val för just ditt företag och tvärtom. Och dess storlek spelar roll (när det kommer till kompetens som främjas av erfarenhet) likväl storleken på ditt företag.
2. Betyder mognad och erfarenhet samma sak hos ett översättningsföretag?
Alla översättningsföretag har haft sin startpunkt någon gång i det förflutna. Det allra första projektet, det första lyckade projektet och det första misslyckandet.
Allt eftersom åren gått, och man har växt och genomfört fler projekt, har man också uppnått erfarenhet och expertis. Även om ett översättningsföretag har 10 års erfarenhet, betyder det inte alltid att man har den erfarenhet du behöver.
När du undersöker hur länge en byrå har funnits på marknaden, se till att du inte associerar det med erfarenhet inom det område som är av intresse för dig. Ställ alltid de rätta specifika frågorna. Ju mer specifik du är, desto större försäkran om att företaget verkligen kan leverera översättningen du kräver.
Bara för att ett företag har 10 års erfarenhet inom översättningsteknologiska lösningar, innebär det inte att de har rätt resurser att hantera din applikations lokalisering.
Ställ alltid rätt frågor och gör efterforskningar gällande företagets erfarenhet innan du bestämmer dig.
Oavsett om de har 3 eller 15 års erfarenhet när de säger att de har erfarenhet av översättning inom marknadsföring, så säkerställ att de inte bara översatt en marknadsföringsbroschyr historiskt sett, och att det är det enda.
En annan sakfråga är företagets erfarenhet när det kommer till andra aspekter inom översättning. Det är inte ovanligt att företag som inte har tillräcklig budget för lokalisering, eller tillräcklig kunskap inom översättning och lokalisering, beslutar sig för att starta en lokaliseringsavdelning från grunden.
Hur spännande en sådan utmaning än kan tyckas vara så är det också förenat med risker. Att implementera ett lokaliseringsteam i bolaget utan erfarenhet inom översättnings- och lokaliseringsindustrin kan leda till kostsamma metoder och fällor.
Det kommer att bli kostsamt att betala för extra resurser och utrustning. Addera tiden du behöver för att skapa processer och arbetsflöden som ska flyta på snabbt och friktionsfritt. Det är sådant som inte sker över en natt.
Om du istället väljer att anlita en professionell byrå kommer du att kunna rikta både budget och tid mot de områden av din verksamhet där behovet finns, eftersom tyngden av det översättningsrelaterade arbetet lyfts från dina axlar och hanteras av experter.
För att ett företag ska bli riktigt effektivt i översättningsbranschen behöver man ägna både tid och pengar på att utbilda sin personal. Man behöver välja de bästa verktygen för översättning och skapa processer som åstadkommer företagets bästa. För detta behövs expertis, vilket kräver både tid och erfarenhet.
Och viktigast av allt, kommer du att kunna anlita olika experter för olika typer av översättningar?
När du bestämmer dig för att lokalisera din hemsida till tyska, franska, kinesiska eller japanska, kommer du då att ha möjlighet att anlita experter som översätter marknadsföring på tyska och franska eller översättning av marknadsföringsmaterial parallellt till japanska?
Hur är det med översättning av tekniskt material på japanska? Eller lokalisering av mjukvarumaterial på franska? Eller produktinformation på förenklad kinesiska? Allt detta innebär inhyrning av extra resurser, vilket leder till ökade kostnader. Är ditt företag tillräckligt utvecklat inom lokalisering för att hantera en sådan utmaning?
3. Vad ska man leta efter hos en översättningsbyrå?
För att hitta den bästa leverantören för just ditt bolag är det viktigt att du ställer rätt frågor. Det finns en lista på frågeställningar som bör ställas, och de viktigaste är:
• Är byrån verkligen kapabel att lyfta bördan från dina axlar utan att addera nya saker som ska hanteras av ditt team?
• Har de verkligen kapaciteten att lösa dina problem?
• Ställer de rätt frågor till dig?
• Vilket nytta ger de ditt företag? Är det förenat med värdet du söker?
• Kommer samarbetet att handla helt och hållet om dig eller om dem?
Det är frågorna du behöver ställa till din framtida samarbetspartner. Deras svar kommer också att hjälpa dig besvara frågorna du ställt till dig själv.
Leta efter en byrå som passar dina behov, vare sig det handlar om deras storlek, antal år de funnits på marknaden, erfarenhet eller kundinriktning.
Allt detta är viktiga aspekter för ett lyckat samarbete. Leta efter en leverantör som har följande meriter:
• Erfarenhet och referenser inom din specifika bransch (datorhårdvara/mjukvara/nätverksarbete/IT, annan teknologi, livsvetenskap/medicin/mobil hälsa, e-handel, el/elektroniktillverkning, fordonsteknik, hemelektronik, ljudteknik, industriautomatisering, e-lärande, utbildningsteknologi, finansteknologi, energi och så vidare);
• Erfarenhet av översättning inom det område du efterfrågar (översättning av marknadsföringsmaterial, mjukvarulokalisering, produktinformation/manuell översättning, teknisk översättning, utbildningsmaterial, lokalisering av applikationer med mera);
• Resurser att hantera mängden material du behöver utan att kompromissa på kvaliteten;
• Erbjuder sin expertis via personligt bemötande och med nära samarbete och kommunikation.
• Inte tvekar att adressera dina tveksamheter och frågor både snabbt och ledigt;
• Har ett nära samarbete för att säkerställa en smidig process och ett smidigt arbetsflöde;
• Kan erbjuda konkurrenskraftiga priser och möjligheter att spara in på översättningskostnaderna.
4. Att vara uppmärksam på
En viktig aspekt när du väljer en byrå är att veta vad du absolut inte behöver, och att veta vad du ska vara uppmärksam på när du gör dina efterforskningar. Till hjälp kommer här en kortare lista med frågor att ställa till dig själv och dina medarbetare:
• Accepterar du att lokaliseringsprocessen saktar ner förloppet på grund av den förlängda kommunikationskedjan?
• Vill du ha en enkel och smidig översättningsprocess på kortare tid och till lägre kostnad än du förväntar dig?
• Önskar du att byrån du anlitar har kapaciteten att integrera med era avdelningar?
• Vill du bli tilldelad en dedikerad projektledare eller är detta inte relevant för din affärsstrategi?
• Förväntar du dig att översättningsbyrån ska kunna förklara inte bara de enklare frågorna, utan också ta sig tid att förklara de mer komplexa aspekterna av lokaliseringsprocessen?
• Har det betydelse för dig vem som hanterar översättningen?
• Hur ser du på att ditt sälj- och marknadsföringsteam kvalitetssäkrar översättningen?
De här frågorna, tillsammans med frågorna i checklistan borde underlätta för dig att se var du behöver lägga ditt fokus. Du behöver också vara medveten om detta:
• När en byrå säger sig erbjuda allt betyder det att de egentligen inte är specialiserade inom något område alls. Man kan kalla dem mångsysslare, eller tusenkonstnärer.
• Det finns lokaliseringsföretag som försöker övertyga dig om att integration med ditt datasystem inte är nödvändigt eftersom användandet av CAT-verktyg (Computer-Assisted Translation Tools) är tillräckligt.
• Det finns byråer som inte har underlag för erfarenhet inom din bransch.
• Det finns även byråer som erbjuder extremt låga priser. Det är i och för sig trevligt att de inte kräver dig på för mycket pengar men kan de leverera det du behöver? Var försiktig och låt dig inte vilseledas.
Att ta hänsyn till innan du väljer byrå
När du väljer byrå, ta hänsyn till dess storlek, mognad, erfarenhet och inställning till samarbete avseende kundservice (inklusive kommunikation) och teknologi. Och kom ihåg:
• Storleken spelar roll. De största företagen kanske inte passar din verksamhet, och detsamma gäller för de minsta.
• De minst kostsamma översättningarna garanterar inte översättningar av hög kvalitet.
• Tekniska lösningar inom översättningsindustrin finns där till fördel för dig. Undvik byråer som inte kan erbjuda integrering med ditt backend-team.
• Erfarna byråer har inte alltid exakt den erfarenhet du efterfrågar. Var frågvis och gör efterforskningar.
• En byrå hyr in frilansande översättare som granskas till fullo av den säljande ledningsgruppen och kommer att ha total kontroll över översättarens arbete.
• Om du ställer frågor om byråns storlek, erfarenhet, resurser, processer och verktyg, och får otydliga svar, är det ett tecken på att det kanske är bäst att leta vidare.
När du kontrollerat samtliga punkter och fattat ett välgrundat beslut om vem du vill förlita dig på (förutsatt att du gör rätt val) kommer du att se att ett partnerskap med en byrå av rätt storlek och erfarenhet kommer att påverka din internationella tillväxt.
